Reuniões que poderiam ser um E-mail, um E-mail que poderia ser uma mensagem Assíncrona. Você vive isso em seu dia dia? Esse blog post é para você!
Muitas vezes passamos a maior parte do nosso dia de trabalho em meio à reuniões. São diversos motivos: acompanhar um projeto, iniciar um novo projeto, planejar uma ação, tomar decisões estratégicas e assim por diante. Mas até que ponto estes diversos momentos de encontro entre sua equipe são realmente necessários? Será que eles não poderiam ser evitados ou até mesmo otimizados, sobrando assim mais tempo para por a mão na massa e execução do trabalho?
Existem alguns pontos que são cruciais e que devemos exercitar em nossa cultura organizacional para termos reuniões mais saudáveis e produtivas. São eles: Necessidade, Prioridade, Objetividade. Estes fatores nos ajudam a desenvolver um pensamento analítico sobre o assunto e com isso ter sucesso em nossas reuniões.
Necessidade
O primeiro passo para ter uma reunião produtiva é desenvolver a mentalidade de se questionar à todo momento se ela é realmente necessária. Entendemos que muitas vezes no dia dia do seu trabalho ou desenvolvimento de um projeto dúvidas e impedimentos acontecem. Ai surge a necessidade de conversar com seus colegas para entenderem juntos qual a melhor forma para superar os desafios. É nesse ponto que você se questiona: Preciso mesmo parar a produtividade da equipe toda para falar sobre esse assunto? Se você parar 4 pessoas por uma hora, você não está parando 1h, e sim 4h de produção de da empresa. Se a resposta para essas perguntas forem não, provavelmente essa reunião é desnecessária e pode ser resolvida com uma mensagem num grupo de WhatsApp do projeto ou no Slack ou Rocket Chat da empresa.
Prioridade
Agora que você sabe quais são os assuntos que realmente valem a pena serem discutidos em grupo, chegou a hora de priorizá-los: identifique quais deles estão impedindo a continuidade de uma ação, gerando atrasos em cronogramas por exemplo e assim por diante. Além de priorizar os assuntos, priorize as pessoas que estarão nas reuniões. Transparência entre a equipe é essencial, mas o muitas vezes o momento de produtividade de quem não precisava estar ali é muito mais valioso.
Objetividade
Nunca inicie uma reunião sem ter a pauta bem definida, sem definir quem serão as pessoas envolvidas, sem ter um uma decisão clara à ser tomada com base na decisão do grupo e sem ter uma noção prévia de quem serão os responsáveis por seguir com a resolução à partir da reunião. Existem diversas ferramentas que podem te ajudar a estruturar sua reunião, Meeting Canvas por exemplo é uma delas.
Concluindo:
Sempre se questione sobre estes fatores quando supor a necessidade de uma reunião, comece esse exercício em você e trabalhe de forma à passar o mesmo entre sua equipe e desenvolver essa cultura. Assim muitas reuniões improdutivas poderão ser substituídas por um email, uma mensagem ou nem mesmo existir. Assim todos trabalham de forma mais objetiva e produtiva!
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